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運用業務の効率化-整理してスタッフを決めよう

投稿日:2015年4月7日 更新日:

・運用業務を整理し、運用スタッフを決める

ウェブサイトの運用業務は、コンテンツの更新作業だけに限りません。セキュリティや安定性の維持が求められるサーバーの管理業務も必須です。お客からの問い合わせや注文への速やかな対応も求められますし、クレームへの適切な対応も必要になります。更新コンテンツと担当スタッフの明確化更新する可能性のあるコンテンツを洗い出し、定期的に更新するコンテンツと不定期に更新するコンテンツに整理します。運用に求められる作業を洗い出し、該当のスタッフを決めましょう。

社内で対応が可能なのか、外部の制作会社側に委託しなくてはいけないのかも明確にする必要があります。前もって考えられる項目を列挙し、いざ更新の必要が出た時に慌てないように整理しておくとよいでしょう。

価格変更やスペックの変更などがあった場合は、なるべく早くウェブサイトに反映させたいところです。不定期で更新されるコンテンツについては、様々な可能性があります。リストアップした更新内容をもとに、それぞれに担当者を決めます。

専任の更新担当者を用意できれば理想だが

担当ワークフローをつくる専任の更新担当者を用意できれば理想ですが、現実には他の業務と兼任する場合のほうが多いでしょう。そうした場合は、担当者の負担も大きくなります。外部に委託する場合でも、社内に更新担当者は必要です。

定期更新のコンテンツの場合は、更新日から逆算していつまでに原稿を作成し、いつまでに制作会社に原稿を提供しなくてはいけないか、スケジュールを明確にしておくことが必要です。混乱を避け円滑に更新作業が進むようにするためには、ワークフローを作成しておくとよいでしょう。

不定期のコンテンツの場合も、前もってスケジュールをイメージしておく必要があります。とくに新商品の発表やIR情報の更新などは、発表と同時期にウェブ上でも情報を発信することが求められます。ワークフローを、制作会社や社内の他のスタッフとも共有し安定的な更新ができるようにしておきます。

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