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コミュニケーション

問いに答えるには

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報告の場合は、テーマ、タイトルとの整合性を中心にチェックするといいでしょう。チェック項目は次の通りです。テーマと内容は合致しているかタイトルと内容は合致しているか。構成ができたら、中身が論理的になっているかをチェックします。たとえば、ある製品についての調査報告は、次のようになります。

「製品Aの分析結果の報告をします。以下の三点から報告します。第一は顧客。第二は自社。第三は競合です。第一は顧客です。顧客はです。なぜならだからです。たとえばです。以上から、顧客は・・・です。第二は自社です。自社はです。なぜならだからです。たとえばです。以上から、自社はです。第三は競合です。競合はです。なぜならだからです。以上、顧客、自社、競合の三点から、製品Aの分析結果の報告をしました」。このように、構成の基本形を踏襲する形になります。

問いに答えるには、売れた理由をさまざまに分析して、報告しなくてはなりません。当然と思われることにも、ときとして見落としが発生してしまいます。たとえば私は、研修の中で、こんなケーススタディをすることがあります。「上司から、商品Bの売れた理由を報告せよ」と言われた、と状況を設定します。そして、商品Bについてさまざまな情報を与えます。情報を取捨選択し、報告をするという演習です。

このとき、たまに商品Bの特徴だけを説明して終わってしまう人がいます。「商品Bの特徴に、双方向でコミュニケーションがとれることがあります」というような報告に、私が「特徴はわかりました。それで」とフィードバックをします。それでも、なお見落としに気づかず、怪説な顔をしたりします。

依頼内容が報告のテーマ

報告の多くは、何らかの依頼に対して行ないます。依頼内容が報告のテーマです。依頼された内容を反映した報告になっているかが、チェックのポイントです。依頼は、何かの情報を求めています。言い換えれば、何らかの問いがあるのです。その問いに答えているか、ということです。

たとえば、「ある他社商品が売れているので、売れた理由を報告せよ」という依頼は、「その商品はなぜ売れたのか」と問うているわけです。その問いに答えているかをチェックします。

わからないときは、さらに問いかけます。「なぜ、双方向のコミュニケーションがとれると、売れたんですか?なぜ、いつ、誰に売れたんですか?」とまで聞いて(最初のテーマを確認しただけなのですが)、報告すべき内容を見落としていたことに、やっと気づくことがあるのです。こういう初歩的な見落としには要注意です。

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