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手帳はどれだけ残すとよいのか?

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・手帳はどれだけ残しておけばいい?

ルーズリーフ式に新年には用紙だけ差し替えられるものや、一年一冊のコンパクト型など、自分の使い勝手のいいものを愛用しているはず。ビジネスマン必携の、カレンダー手帳。ただ、年度が変わって新しいものにしたとき、古いものを捨ててしまうのはちょっと待とう。たしか、去年の春に、などと、確かめたいことがきっと出てくるからだ。いくら必要な情報はパソコンに入れて保存してあるとはいえ、あのときの待ち合わせ場所とか、営業に回った訪問先の順番といった砦細なことが、のちのち必要になることもあるかもしれない。そう古いものは必要ないが、せめて過去2年分くらいはとっておきたい。

・パソコンで保存できるものは原本は捨てる

スキャナで画像をパソコンに取り込んで残しておけばいい。正式な契約書といったような重要書類ではないが、社内通達とか規約の変更といったこまごまとした書類や文書は、捨てるに捨てられない。これなら、コンパクトになって検索もしやすくなる。最近はスキャナの性能もはるかによくなったので、小さな文字でもきれいに読み取ってくれる。高価で手が出ないという人でも、何か月かに一度くらいのわりでその処理に当てる日を決めておけば、もっている人から借りるだけで十分に間に合うはずだ。

ファックスの原本はいらない

内容を確認したら、重要なものは日付を確認しファイルに保存する。ファックスは、届いたらすぐその場で整理するのが基本だ。このとき、感熱紙の場合はコピーしたものを保存し、ファックス用紙は捨てる。サイズが違う紙で届いたときには、統一サイズにコピーしてから保存し、ファックス用紙自体はもちろん廃棄しよう。ただし、必要な情報だけを手帳などに書きうつしておくだけで事足りるというのなら、コピーをとる必要もないことはいうまでもない。

・何枚もコピーを取るのはムダなだけ

すべての資料がパソコン同士でやりとりできる時代なのだから、減らせる書類は少しでも減らしたほうが机の上も片づく。会議の書類や、プレゼンテーションの書類などは、一つの部署で何人もがもっていてもスペースがムダになるだけ。こういうものはオリジナルが一つあれば、残りは捨ててかまわない。一つに絞ったオリジナルは共有のファイルに保存して、いつでもだれでも見られるようにしておく。オリジナルを自分だけがもっているという場合も、惜しみなく共有ファイルに入れてしまおう。

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