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領収書を上手に整理する方法

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・領収書を上手に整理する方法

財布のなかに入れたままとか、手帳にはさんでおいたりすると、なくしてしまったりうっかり請求しそこねたりする。出張のときは、帰ってから経費を精算するのに必要だから、もちろん領収書は捨てられない。かといって最初から接待費とか交通費といったふうに分けて保存しようとすると、かえって面倒だ。出張のときに限らず、カバンのなかに専用の紙袋を一つ用意しておき、領収書類はなんでもここに放り込むほうがラクだ。精算のときあらためて分類すればいいだけのことで、このほうが効率がいい。経費として請求できるかどうかわからない、というものもまず入れておき、捨てるのは落ち着いて伝票を切るときに考えればいいことだ。

・ジャンル別にラベルを色分けする

たくさんの保存端末を使いやすく整理するためには、ジャンル別にラベルを色分けしておくといい。一案件につき一つの保存端末ということになると、当然保存端末の数は増える。そんなにかさばるものでもないが、たとえば、書類フォーマットは赤、通常文書は黄色、というように大まかな分類の仕方で十分。さらに、保存端末の内容がひと目でわかるように、別にリストを作成しておけば完璧だ。

郵便物を混乱させない整理のコツ

はがきや封書など届いた郵便物すべてにその場で日付印を押しておくと、混乱は起きない。仕事場に届いた郵便物を、とりあえず読んでため込んでいると、収拾がつかなくなることが多い。一度目を通したという目印にもなる。そのときに、かならず差出人の住所氏名が書かれている側に押す、と決めておけば、ひと目で情報がわかるのであとから整理もしやすい。簡単なことだが、郵便物の整理には有効な方法だ。

・カタログの有効期限はマメにチェック

見直してみると、古くて役に立たないものもたくさんあるはず。いろいろな企業から送られてくるさまざまなカタログ類も、ただためておいたのではスペースをとるばかり。カタログ類は、取り寄せるだけでなく定期的にチェックして、書かれている情報が現在でも有効かどうかを確かめよう。有効期限がきれていたり、不要になったもの、あるいは今後必要になっても再び手に入れることができそうなものは、処分してしまおう。

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