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ビジネス文書はメールなど連絡を増やす方向に働いている

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ビジネス文書は、「文章」の体裁をしていなくともよい。箇条書きで十分である。むしろ、そのほうが読みやすい場合が多い。原稿依頼のファクス文で、字数、締め切りなどの重要事項が、どこに書いてあるのかわからないことがある。

ファクス、パソコン、電子メールなど、最近のオフィスにおける技術進歩は、文書連絡を増やす方向に働いている。これまでのビジネスでは、電話連絡が多かった。しかし、今後は文章による連絡が多くなるはずだ。

挨拶が丁寧な場合ほど、肝心のことが書いていない。差出人の電話番号やファクス番号が書かれてないものも困る。電話だと、話し方でごまかせる。しかし、文書では難しい。ファクスで連絡をもらうと、それを読んだだけで、相手方の事務処理システムの全容を判断できる。

パソコンを用いる際、細かい表現はあまり気にしないで、メモ程度の文章を書いてゆく。このようなメモをつぎつぎに付け加え、メモを文章の形に直す。論理的なつながりを考えて、文章の順序を入れ換える。あるいは、ストーリーを組み直す。最初に書いたメモは、この過程で消されたり変形されたりして、なくなってしまうこともある。

パソコンを用いる文章の書き方は

パソコンを用いる文章の書き方は、紙にペンで書く場合のそれとは非常に違う。このことは、まだ十分に意識されていない。最大の違いは、パソコンの強力な編集機能を利用できることだ。このため、最初から順に書いてゆく必要がない。重要なところから書き始めて、書きたしてゆけばよい。

ある程度できたところで、最初から読みながら、文や用語を推敵してゆく。分量がオーバーしたら、重要度が低いところを削ってゆく。このような作業の繰り返しによって、最終的な作品が自然にでき上がってくる。

これまでも、メモをもとに書いてゆくことは可能だった。しかし、パソコンの場合ほど自由自在な編集はできなかった。論述順序の大幅な入れ換えをするには、切り貼りに頼らざるをえない。

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