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ムダにためこまないファイルのコツ

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・ムダにためこまないファイルのコツ

いま進行中の仕事相手でも、手帳に電話番号を記してしまえば、名刺そのものはとりあえず出番はなくなるし、もう終わったプロジェクトの仲間なんていうのも、当分は必要ない相手だ。社会人になってはじめて名刺交換した相手とか、この人とは、かなり大きな額の仕事をした、などと、整理ケースやノート式ホルダーにたまった名刺には、思い出と歴史が詰まっている。キャリアを積んでいけば、その数は増えるばかり。

そんな名刺は捨てるに捨てられず、ホルダーが何冊もたまることになるから、保存する数を決めてしまおう。これで保管はだいぶラクになる。もらった時期が古い順に、ホルダーの後ろのほうからファイルしていく。そして、だいたい300枚くらいを目安に、ホルダーがいっばいになったら古いものから見直してみるといい。相手がどこかに異動していて、古くなった名刺など不要なものも多いはずだ。また、同じ会社の同じ部署の人のものが何枚もあるときは、一枚だけ選んで残すなど、取捨選択の基準をつくっておくと捨てやすい。

奥行きのない場所にうまくしまうワザ

冬の間だけしか使わない、厚みのある掛け布団をしまおうと思っても、家族全員のが入らなかったりする。最近の建築では、押し入れの少ないところが増えてきた。かといって、シーズンになると使うものを、捨てるわけにもいかない。そのときは、くるくると筒状に丸めてから縦長の袋に入れてみよう。これなら、奥行きのないクローゼットに立てて収納することができる。

古い名刺はここで捨てる

たいてい何かの会合で会ったとか、友人のそのまた知人といった程度の相手のことがほとんど。たまった古い名刺を整理しようとするとき、はて、これはだれだった?と顔も思い出せない相手がいることがある。こんな相手の名刺は処分してかまわないと考えていいだろう。たとえ仕事に直結していない人でも、印象深い相手なら顔くらいは覚えているはずで、その記憶すらないということは、縁もそれまでということ。半年か一年に一度、フォルダー見直しの時期を決めておいてチェックし、こうした名刺があれば、保存限度と決めた枚数に達していないときでも、さっさと捨てたほうがいいだろう。

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