雑学まとめ

当サイトでは、明日すぐに友達に話したくなるような、あらゆる情報を紹介しています。

DIY

検索しやすい文書ファイル保存のコツ

投稿日:

・検索しやすい文書ファイル保存のコツ

あらかじめ設定されているディレクトリのままOKとしてはいけない。パソコンで文書を作成して保存しようとすると、かならず保存先のディレクトリを聞いてくる。同じ日に作成したものでも、ワープロや表計算などそれぞれのファイルにバラバラに保存されてしまって、探すときに苦労する。そこで、どんなソフトを使っていても、保存するフォルダは一つに決めておこう。そして、何もかもそこに放り込んでおくようにする。ときどき古いファイルをのぞいてみて、いらないものは削除しよう。タイトルをつけるときは、検索しやすいようなキーワードにする。そしてデータがたまってきたら、たとえば1か月ごとにまとめて2015・01などの名前をつけた新しいフォルダをつくって保存するといい。

文書のファイル名はここに気を配る

文書を保存したときは、自分ではわかっているつもりでも、時間がたつと、記憶もあいまいになり、うろ覚えで、検索しなければならなくなる。パソコンでつくった文書を保存するとき、ファイル名のつけ方一つで、次からの使い勝手がよくも悪くもなる。こういう事態を防ぐには、つくった年月日、対象の会社や仕事内容、実際のプロジェクト名など、手掛かりになりそうなものがいくつか含まれたファイル名にしておくといい。

とりあえずの保存端末を用意する

ビジネスは毎日のことで、文書や表や参考資料は増えることはあっても減ることはない。保存端末などで保存ができるようになって、紙をとじて記録していた時代より各段に多くのデータが残せるようになった。保存端末に収めたとしても、その保存端末がたまれば、整理も検索も大変になるから数は増やしたくない。そこで、作成した文書や使ったデータのなかでまた使うかどうか、今のところわからないというものは、それ専用の保存端末にとりあえず保存しておく。仕事に一区切りついて、保存の必要があると思えばテーマごとにまとめた保存端末に移して残し、不要と判断したらその時点で削除すればいい。データや記録は豊富なほうがいいとはいうが、不要なものまで抱え込むことは本当の意味での情報処理とはいえない。

-DIY

執筆者:

関連記事

no image

比較的軽いものをつるとき

家の壁などに比較的軽いものをつるときには、市販の「タイル用フック」などで大丈夫ですが、重いものを取りつけるときやしっかりさせたいときは、「カールプラグ」を使います。ただし、コンクリート壁に下穴を開ける …

no image

物の分類や分別を行う

不要だからといって、すべてゴミというわけでもありません。始末にも、いろいろな方法が考えられます。口人に譲るこれはもっとも簡単な方法です。ただし、人が不要品を引き取ってくれるかどうかには、疑問もあります …

no image

排水パイプの詰まりの解消方法など

台所の流しに油を流すことは絶対やめましょう。台所の流しに油を流すと、脂肪分がパイプについて内径を細くするばかりか、下水管のほうまで影響を及ぼします。日常的には、ごみを流さないようにすること、また皿など …

no image

その本を読む場所に収納するというワザ

・その本を読む場所に収納する 本は本棚という固定概念を捨てて、用途に合わせてさまざまな場所に収納すれば、捨てずにすむ場合がある。本棚が必要なものだけで一杯になってしまった場合、はみ出す分は捨てるしかな …

no image

下着の捨てどきはいつなのか?

効率のよい下着類の捨て方を紹介しよう。寝間着・下着類は、毎日身につけるもので洗う回数も多く、寿命は短い。しかし、それほどかさばらないだけに、もう捨てなければと思っている下着類がたまりがちという人も多い …