ビジネスメールの書き方~依頼、急ぎ、挨拶、お詫び、お礼など社外、社内で使える返信方法

公開日: : 最終更新日:2017/08/18 仕事

ネットで公開されている、ビジネスシーンで役に立つ文章の書き方や、ビジネスメールの書き方などを紹介した記事を4つピックアップしました。

説得力10倍増の文章作成術

ビジネスにおいて、企画書などの文章を作成して、相手にビジネスプランなどを伝えたい場合に、うまく文章での説明ができなかったり、説得力がないと悩んでいたりしませんか?けっこうそういう方は多いようです。

文章力一つで、プレゼンや企画書、コピーライティングなどの説得力が大幅に変わってきますので、うまく文章を作成できるようになりたいと考える方は多くいるはずです。

基本文章術!説得力が一瞬で10倍になる誰にでもできる文章の書き方という記事では、説得力が10倍になる、文章の作成方法が紹介されていて、この記事を読めば、文章作成のコツがかなり分かるようになると思います。

この記事では、文章に説得力を出すためには、主題、理由、論証、結論の4つが重要で、明確な主題と、根拠のある理由、スムーズな結論までの文脈など構成の大事さを説明されていて、また、文章を書き終えた後の校正がとても大事だともおっしゃっておられます。

この記事で説明されていることは、ライターの基本的なテクニックなので、しっかりと勉強をして、文章作成に役立てるといいでしょう。

ビジネスメールのうまい言い回し術

ビジネスメールは、友人などにメールするときと違い、かなり神経を使うことが多いですし、うまく文章を書き込まないと、相手に誤解を与えてしまうことにもなりかねません。

上司や顧客などにメールを送る場合には、失礼になるような言い回しや文章は、できるだけ避けたいですので、あらかじめ間違いのないメールの言い回しを覚えておいたほうがいいでしょう。

「印象が良いビジネスメールの言い回し」という記事では、ビジネスメールで印象を悪くしない文章の言い回しが色々と紹介されていて、よく間違いやすい文章の例が複数書いてあります。

「了解しました」という文章は、目上の人には使ってはいけない文章で、目上の人には、「承知しました」というような返事をしないと失礼になってしまいますし、「ご苦労さまです」という言葉も、「お疲れさまです」という言い回しにしないと、目上の人に対して失礼になってしまいます。

こういったことは、学校でも勉強をすることもないでしょうから、知らない人が多いかもしれませんが、社会人であれば、こういった言葉使いの間違いのないようにしないといけませんし、この記事を読んで勉強をされた方がいいでしょう。

知っておきたいメールの敬語集

社会人になると、仕事の内容によっては目上の人とメールでやり取りをする機会も増えますし、正しい敬語を覚えておかないと、相手を不愉快にしてしまうことにもなりかねません。

多くの方が社会人になる前から、学校のクラブ活動などを通じて、敬語を覚えると思いますが、自分が使っている敬語が正しい敬語だと思っていても、間違っていると思っている人はすくないかもしれません。

敬語は、「です」「ます」さえ使っていればそれでよいというような簡単なことではなく、意外にその使い方は難しいようです。

社会人なら押さえておきたい!メールで恥をかかない敬語という記事では、敬語の正しい使い方の例を、いくつか紹介されていますが、「特に問題ありません」というような言葉も、「そのまま進めていただけたらと思います」という風に言わないと、こちらが上のような印象を当てえてしまうこともありますし、その他にも色々な敬語の例が説明されています。敬語に自信がない方は、一度見ておいたほうがいいでしょう。

句読点、修飾語の決まり

文章を書く際に、句読点や修飾語というのを、しっかりと意識して書いている方はあまり多くないかもしれません。

多くの方が、何となく句読点や修飾語を文章に入れている場合が多いでしょうし、ちゃんとした句読点や修飾語の使い方を知らない方は、けっこう多いのではないかと思います。

「意外と知らない「句読点」と「修飾語」のルール」という記事では、読み手に伝わりやすい文章を作るための、句読点と修飾語のつけ方について、詳しく説明をされています。

この記事では、「!」や「?」で終わるときは句点を打たないなどといったことが説明されていて、正しい「句読点」と「修飾語」のルールを知りたい方は、必ず読んでおいたほうがいい内容となっています。

ビジネスにおけるメールでのコミュニケーションは、友人とのやり取りとは全く異なります。メールは社会人にとって最も重要な連絡手段の1つ。スムーズにビジネスメールを作成できるようになりましょう!

本来はビジネスを円滑に進めるために用いられているはずのメールでのやり取りが、逆に効率性を落としてしまったといったことでは大変です。依頼メールでは、依頼の内容によって送り手と受け手の「立場」が異なることに注意しましょう。

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